अधिक से अधिक व्यवसाय ऑफिस स्पेस और उससे जुड़ी लागतों की बचत के लिए दूरस्थ कर्मचारियों का उपयोग कर रहे हैं। वे बड़े टैलेंट पूल का लाभ उठाने के लिए भी ऐसा करते हैं।
हालाँकि दूरस्थ टीम को मैनेज करना उत्पादकता बढ़ाने का एक शानदार तरीका है, यह कुछ चुनौतियों के साथ आता है।
जब आपके पास एक दूरस्थ टीम हो, तो सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि उनके काम की नियमित समीक्षा की जाए।
इस ब्लॉग पोस्ट में, हम दूरस्थ कर्मचारियों के साथ प्रभावी प्रदर्शन समीक्षा करने के टिप्स पर चर्चा करेंगे।
“एक प्रभावी, दूरस्थ प्रदर्शन समीक्षा करने का मतलब वास्तविक प्रदर्शन समीक्षा तक निरंतर बातचीत, फीडबैक और पहचान से जुड़ा होता है।” Andrea Lagan, COO, Betterworks.
प्रदर्शन समीक्षा किसी व्यक्ति के काम करने के तरीके का मूल्यांकन है। नियोक्ता इसका उपयोग फीडबैक देने, सुधार के क्षेत्र खोजने और लक्ष्य निर्धारित करने के लिए कर सकते हैं।
दूरस्थ कर्मचारियों के मूल्यांकन में भी प्रदर्शन समीक्षा एक मूल्यवान उपकरण हो सकती है। सही तरीके से की जाए, तो प्रदर्शन समीक्षा नौकरी से संतुष्टि और उत्पादकता बढ़ाने में मदद कर सकती है।
अगर इसे सही तरह से न किया जाए, तो यह तनाव और टकराव पैदा कर सकती है। सफलता की कुंजी यह है कि आप प्रदर्शन समीक्षा प्रक्रिया को उसके उद्देश्यों और लक्ष्यों की स्पष्ट समझ के साथ आगे बढ़ाएँ।
नियोक्ता प्रदर्शन समीक्षा का उपयोग प्रशिक्षण की ज़रूरतें पहचानने और भविष्य के लक्ष्यों को तय करने के लिए भी कर सकते हैं।
दूरस्थ कर्मचारियों की समीक्षा करते समय, यह ध्यान रखना ज़रूरी है कि वे टीम के अन्य सदस्यों के साथ कितना अच्छी तरह संवाद और सहयोग कर पाते हैं।
प्रदर्शन मूल्यांकन नियमित रूप से, विशिष्ट और मापनीय लक्ष्यों के आधार पर किया जाना चाहिए।
मैनेजर प्रदर्शन समीक्षा आयोजित करके यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि उन्हें अपने कर्मचारियों से अधिकतम लाभ मिले।
प्रदर्शन समीक्षा कर्मचारी विकास का एक बहुत महत्वपूर्ण हिस्सा है। यह कर्मचारियों को उनकी प्रगति और सुधार के क्षेत्रों पर फीडबैक देती है तथा मैनेजर को कर्मचारियों की ताकत और कमज़ोरियों की पहचान करने का अवसर देती है।
इसके अतिरिक्त, प्रदर्शन समीक्षा से प्रशिक्षण और विकास की ज़रूरतें भी पहचानी जा सकती हैं। यह कर्मचारियों को अपने लक्ष्य और उद्देश्यों पर चर्चा करने के लिए एक मंच भी प्रदान करती है।
हालाँकि पारंपरिक रूप से प्रदर्शन समीक्षा आमने-सामने की जाती रही है, टेलीवर्किंग के बढ़ने से रिव्यू कराने के नए तरीकों का विकास आवश्यक हो गया है।
लीडर्स दूरस्थ प्रदर्शन समीक्षा को वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग, फोन, या ईमेल के माध्यम से कर सकते हैं।
भले ही फॉर्मेट कुछ भी हो, यह सुनिश्चित करने के लिए प्रदर्शन समीक्षा बहुत ज़रूरी है कि कर्मचारी अपने लक्ष्यों को पूरा कर रहे हैं और पेशेवर रूप से विकसित हो रहे हैं।
दूरस्थ कर्मचारियों के लिए प्रदर्शन प्रबंधन कई कारणों से चुनौतीपूर्ण हो सकता है।
आप अपने लिए और अपने दूरस्थ कर्मचारियों के लिए प्रदर्शन प्रबंधन प्रक्रिया को आसान बना सकते हैं।
इन कदमों को उठाकर, आप एक ऐसा प्रदर्शन प्रबंधन प्रॉसेस बना सकते हैं जो आपके और आपके दूरस्थ कर्मचारियों दोनों के लिए प्रभावी हो।
कर्मचारी प्रदर्शन मूल्यांकन करना एक जटिल कार्य हो सकता है। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि समीक्षा शुरू होने से पहले प्रत्येक कर्मचारी के लिए स्पष्ट लक्ष्य हों।
इन सवालों का जवाब देकर, आप सबसे ज़रूरी क्षेत्रों पर ध्यान केंद्रित कर पाएँगे और अनावश्यक बातों से बच पाएँगे। इससे सुनिश्चित होगा कि समीक्षा आपके और कर्मचारी दोनों के लिए उत्पादक और जानकारीपूर्ण हो।
नियोक्ता दूरस्थ प्रदर्शन समीक्षा को बेहतर बनाने के तरीक़े खोज रहे हैं। एक तरीका यह है कि कर्मचारियों से स्व-मूल्यांकन (सेल्फ-असेसमेंट) करने को कहा जाए।
यह मैनेजरों को कर्मचारी के प्रदर्शन की बेहतर समझ पाने और सुधार के क्षेत्रों की पहचान करने में मदद कर सकता है।
साथ ही, सेल्फ-असेसमेंट कर्मचारियों को अपने काम पर विचार करने और विकास के क्षेत्रों को पहचानने का अवसर देता है।
अपने काम पर विचार करने से कर्मचारी अपनी ताकत और कमज़ोरियों को पहचान सकते हैं और अपनी उपलब्धियों के ठोस उदाहरण पेश कर सकते हैं। नतीजतन, सेल्फ-असेसमेंट वे मूल्यवान जानकारियाँ दे सकते हैं जो नियोक्ता अन्यथा गंवा सकते हैं।
कर्मचारियों से सेल्फ-असेसमेंट पूरा करने को कहना दूरस्थ प्रदर्शन समीक्षा को बेहतर बनाने और मैनेजरों को प्रदर्शन समीक्षा को बेहतर तरीके से संचालित करने में मदद करने का एक सरल तरीका है।
दूरस्थ कर्मचारियों के मैनेजर के रूप में, यह बहुत ज़रूरी है कि आप नियमित प्रदर्शन समीक्षा करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि कर्मचारी लक्ष्यों को पूरा कर रहे हैं और उच्च-गुणवत्ता का काम कर रहे हैं।
आप नियमित वीडियो कॉन्फ़्रेंस या फोन कॉल के माध्यम से चेक-इन तय कर सकते हैं।
इस चेक-इन के दौरान, आप कर्मचारियों से विशेष प्रोजेक्ट्स पर उनकी प्रगति के बारे में पूछ सकते हैं और उनके काम पर फीडबैक दे सकते हैं।
एक और विकल्प यह है कि आप नियमित रूप से कार्य नमूने माँगें और लिखित फीडबैक दें। यह किसी ऑनलाइन कोलैबोरेशन प्लेटफ़ॉर्म या ईमेल के माध्यम से किया जा सकता है।
दूरस्थ कर्मचारियों के काम की समीक्षा करते समय, उन्हें विशिष्ट और रचनात्मक फीडबैक दें, ताकि वे अपनी भूमिकाओं में आगे बढ़ सकें और विकसित हो सकें। उनकी समीक्षा को नियमित रखने से आपकी दूरस्थ टीम सही रास्ते पर रहती है और आपकी अपेक्षाओं पर खरी उतरती है।
आप जो भी तरीका चुनें, साफ-सुथरी, संक्षिप्त, और वस्तुनिष्ठ फीडबैक देना ज़रूरी है, ताकि दूरस्थ कर्मचारी अपने प्रदर्शन में सुधार कर सकें।
मुख्य बात यह है कि सुधार के विशिष्ट क्षेत्रों पर ध्यान केंद्रित किया जाए और सामान्य टिप्पणियों से बचा जाए।
उदाहरण के लिए, “तुम्हें अधिक संगठित होने की ज़रूरत है” कहने के बजाय, यह कहना बेहतर है, “मैंने देखा कि तुमने प्रोजेक्ट XYZ समय पर जमा नहीं किया। भविष्य में तुम्हें समय पर रखने में हम कैसे मदद कर सकते हैं?”
आप अपने दूरस्थ कर्मचारियों को συγκεκριत रूप से सुधार करने में मदद कर सकते हैं और संभावित समाधान भी सुझा सकते हैं। अपने दूरस्थ कर्मचारियों को दिया गया फीडबैक ईमानदार होना चाहिए, लेकिन रचनात्मक भी।
दूरस्थ कर्मचारियों के साथ प्रदर्शन समीक्षा करना चुनौतीपूर्ण हो सकता है, लेकिन उनके काम की निगरानी करने और फीडबैक देने के लिए समय निकालना बहुत ज़रूरी है।
किसी भी प्रदर्शन समीक्षा का हिस्सा होते हुए, समीक्षा प्रक्रिया और नतीजों दोनों को दस्तावेज़ में दर्ज करना महत्वपूर्ण है।
इससे यह सुनिश्चित होता है कि प्रक्रिया वस्तुनिष्ठ है और किसी भी प्रदर्शन संबंधी समस्या को रचनात्मक रूप से सुलझाया जा सकता है।
प्रदर्शन समीक्षा के सवाल वस्तुनिष्ठ मानदंडों पर आधारित होने चाहिए। ये भूमिका से सम्बंधित और समीक्षा अवधि के समय-सीमा के भीतर होने चाहिए।
यदि कोई कर्मचारी इन मानदंडों पर खरा नहीं उतरता, तो यह समझना ज़रूरी है कि क्यों। यह कौशल या ज्ञान की कमी हो सकती है या महज़ कमज़ोर प्रदर्शन। समस्या का कारण सामने आने के बाद, नियोक्ता प्रदर्शन सुधारने के लिए क़दम उठा सकते हैं।
इसमें अतिरिक्त प्रशिक्षण या कोचिंग, या अधिक स्पष्ट लक्ष्य और अपेक्षाएँ तय करना शामिल हो सकता है।
आमतौर पर प्रदर्शन समीक्षा से जुड़े प्रश्न चार श्रेणियों में आते हैं:
1. पिछले प्रदर्शन पर।
नियोक्ता पूछ सकते हैं कि कर्मचारी ने अतीत में क्या किया है और उसका प्रदर्शन कैसा था।
2. भविष्य के प्रदर्शन पर।
पूछा जा सकता है कि कर्मचारी भविष्य में क्या करने की योजना रखता है और नियोक्ता उसके प्रदर्शन को कैसे बेहतर कर सकते हैं।
3. प्रशिक्षण और विकास की ज़रूरतें।
कर्मचारी की ट्रेनिंग और विकास की ज़रूरतों पर सवाल और नियोक्ता उन्हें कैसे पूरा कर सकते हैं।
4. सामान्य टिप्पणियाँ
कर्मचारी के प्रदर्शन पर सामान्य टिप्पणी ली जाती है।
समीक्षा प्रक्रिया को सावधानी और सोच-समझकर पूरा किया जाना चाहिए, ताकि कर्मचारी अपने प्रदर्शन में सुधार कर सके।
जब समीक्षा के नतीजे दस्तावेज़ में दर्ज करें, तो स्पष्ट और संक्षिप्त रहें और कर्मचारी के प्रदर्शन के बारे में नकारात्मक टिप्पणियों से बचें।
इन चरणों का पालन करके, यह सुनिश्चित किया जा सकता है कि कर्मचारी अपनी पूर्ण क्षमता तक पहुँचें।
दूरस्थ कर्मचारियों के साथ प्रदर्शन समीक्षा करना कुछ ख़ास चुनौतियाँ पेश कर सकता है। हालाँकि, कुछ टिप्स और रणनीतियाँ हैं जो इस प्रक्रिया को अधिक प्रभावी बना सकती हैं:
इन टिप्स का पालन करके, दूरस्थ कर्मचारियों के साथ प्रदर्शन समीक्षा करना सभी संबंधित लोगों के लिए अधिक प्रभावी और सकारात्मक अनुभव हो सकता है।
दूरस्थ टीम को मैनेज करने में नियमित प्रदर्शन समीक्षा के लिए समय निकालना बहुत ज़रूरी है। इससे आपको अपने कर्मचारियों के सुधार के क्षेत्रों की पहचान करने में मदद मिलेगी और साथ ही उनकी प्रगति व सफलताओं पर नज़र रख पाएँगे।
एक चुनौतियों से भरा कार्य वातावरण कर्मचारियों को लगातार अपने प्रदर्शन को बेहतर करने के लिए प्रेरित करता है। यह वातावरण उच्च अपेक्षाएँ निर्धारित करके और आवश्यकता पड़ने पर सहायता व मार्गदर्शन देकर बनाया जा सकता है।
जब कर्मचारियों को लगता है कि उनसे अपेक्षाएँ ऊँची हैं, तो वे अपने काम में ज़्यादा रुचि रखते हैं और चुनौतियों से निपटने के लिए प्रतिबद्ध होते हैं। चुनौतीपूर्ण कार्यस्थल बेहतर कर्मचारी प्रदर्शन की ओर ले जाता है, जो कंपनी के लिए फ़ायदेमंद होता है।
इसलिए, कंपनियों को उपलब्धियों का जश्न मनाना चाहिए और अपने कर्मचारियों को कठिन चुनौतियाँ प्रदान करनी चाहिए।
दूरस्थ काम के दौरान वस्तुनिष्ठ और रचनात्मक बने रहना बहुत ज़रूरी है। यह मुश्किल हो सकता है क्योंकि आमने-सामने न होने पर भावनाओं में बह जाना आसान है।
हालाँकि, दूरस्थ श्रमिकों के लिए एक पेशेवर रवैया बनाए रखना आवश्यक है। एक तरीका यह है कि अपने संवाद को स्पष्ट और संक्षिप्त रखें। किसी के इरादे या समझ के बारे में अनुमान लगाने से बचें, और अपने लक्ष्यों को स्पष्ट रूप से बताना सुनिश्चित करें।
वस्तुनिष्ठ बने रहने का दूसरा तरीका अपने काम पर ध्यान केंद्रित रखना है। दूरस्थ कार्य के दौरान, निजी जीवन की गतिविधियों से ध्यान भटकना आसान है। हालाँकि, यह याद रखना आवश्यक है कि आप काम पर हैं और आपको अपने कार्य पर ध्यान देना है।
वस्तुनिष्ठ बने रहने का एक तरीका यह भी है कि आप अपने विचारों और आइडियाज़ का एक लिखित रिकॉर्ड रखें। इससे आप हमेशा प्रगति की निगरानी कर सकते हैं और जान सकते हैं कि कहाँ बदलाव की आवश्यकता है।
अपने प्रति और अपनी टीम के प्रति ईमानदार रहना भी ज़रूरी है। अगर कुछ काम नहीं कर रहा, तो उसे कहने और कोई दूसरा रास्ता सुझाने से न डरें।
आख़िर में, याद रखें कि दूरस्थ काम एक निरंतर प्रक्रिया है। आपको अपनी रणनीतियों को समायोजित करना पड़ सकता है, लेकिन जब तक आप वस्तुनिष्ठ और रचनात्मक बने रहते हैं, आप सफल हो सकते हैं।
लगातार फीडबैक माँगना अपने कर्मचारियों के साथ अंतहीन संवाद बनाए रखने का एक तरीका है। कभी-कभी प्रदर्शन समीक्षा के दौरान उत्पादकता संबंधी अंतर दिखाई दे सकते हैं।
इन मुद्दों को समय रहते सुलझाना बेहद महत्वपूर्ण है, ताकि कार्य मानकों को सर्वोत्तम रूप में बनाए रखा जा सके। समीक्षा के बाद, अपने कर्मचारियों से लगातार बातचीत करते रहना बहुत ज़रूरी है।
इस तरह आप संभावित समस्याओं को पहले ही चरण में रोक सकते हैं और उन्हें बड़ा होने से बचा सकते हैं। साथ ही, लगातार संवाद आपके और आपके कर्मचारियों के बीच विश्वास और सम्मान को मजबूत करता है। अंततः, यह अधिक कुशल और उत्पादक कार्यस्थल की ओर ले जाता है।
दूरस्थ कर्मचारियों के लिए प्रदर्शन समीक्षा करना चुनौतीपूर्ण हो सकता है, लेकिन उपयुक्त टूल्स और रणनीतियों के साथ, ये आमने-सामने की समीक्षा जितनी ही प्रभावी हो सकती हैं।
नियमित समीक्षाओं का आयोजन करके, आप सुनिश्चित करेंगे कि आपकी दूरस्थ टीम हमेशा अपनी प्रगति से अवगत रहे और अपेक्षाओं को लगातार पूरा करने या उससे आगे निकलने के लिए ज़रूरी क़दम उठाए।